ELEMENTOS DE SECRETARIADO

¡LA SECRETARIA!

La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿Hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".

Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.

Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles...

¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. Demos algunos Conejos.

DEFINICIÓN DE SECRETARIA.

La palabra secretaria proviene de secreto. Profesión, ocupación u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior gerargico a quien se le lleva una agenda y se le custodia unas actividades por medio del orden del documento en la oficina o en la empresa en general.

Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una nomina, realizando pagos y sueldos haciendo bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa. Es además, un ser integro en sus tareas, eficiente y eficaz en sus funciones, responsable y atenta a sus deberes, recursiva y creativa en la organización general de la empresa, en fin es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.

MISIÓN DE LA SECRETARIA.

Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa

PERFIL DE LA SECRETARIA.

Debe  ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

.Buena presencia.

.Persona de buen tacto, amable cortes y seria.

.Excelente redacción y buena ortografía.

.Facilidad de expresión verbal y escrita. 

.Persona proactiva y organizada.

.Facilidad para interactuar  en grupo.

.Dominio de Windows, Microsoft, officie e Internet.

.Brindar apoyo a todos los departamentos.

.Aptitud para la organización.

.Dinámica y entusiasta.

.Hábil para el planeamiento, la planiacion,la motivación  el liderazgo y toma de  decisiones.

CUALIDADES DE UNA

SECRETARIA PARA DESEMPEÑAR BIEN SU ROL.

ü  DISCRECIÓN: Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas a demás de todo lo que pasa por tus manos. La discreción  también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

ü  PUNTUALIDAD: Ten en cuenta que la puntualidad que es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios o calendarios asignados a cada tarea.

ü  PACIENCIA: Esta es una indispensable si eres secretaria, enfurecerse jamás a dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera, si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ella.

    

ü  ORGANIZACIÓN: Una secretaria debe ser organizada sin excusa. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti en todos los aspectos estar tranquilos de que    tendrán el trabajo solicitado en tiempo y en forma. Significa  que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se puedan cumplir.

ü  LEALTAD: Es otra de las características indispensables para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa que nos damos cuenta de las debilidades de los superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ellos.

ü  TACTO: Implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable sino ver si la persona esta satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y evitar responsabilizarse. EJEMPLO: Un cheque no esta firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

ü  RESPONSABILIDAD: Es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencia ante las visitas y se atiende con puntualidad a los usuarios mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA.

ü Ser puntual en todas sus actividades.

ü Reclutar las solicitudes por parte del departamento de servicio al cliente.

ü Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio.

ü Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estemos informados y se pueda desarrollar bien el trabajo.

ü Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

ü Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función o departamento dentro de la empresa.

ü Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos y demás asuntos.

ü Obedecer y realizar instrucciones que sean realizadas por el jefe.

ü Mejorar el aprendizaje continuamente.

ü Ser eficiente y eficaz en cada una de sus labores.

ü Ser dinámica, creativa, y proactiva según las situaciones que se presente.

ü Evaluar y revaluar constantemente sus funciones.

¡PLEGARIA DE LA SECRETARIA!

    AYUDAME SEÑOR:A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos al mismo tiempo, dos visitantes mientras escribo la carta que debera estar lista dentro de 5 minutos, aunque tengo la plena certeza de que apenas mañana sera leida.

  A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual yo sospechaba estaba en el bolsillo de mi jefe.

  A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron sin importancia a mi jefe hace mucho tiempo y que según él estoy obligada a recordar fácilmente.

A tener la sabiduria de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios o técnicos.

A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá, aunque eso nadie lo sepa ni mucho menos su esposa.

A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, despues de que he dicho no esta y de repente él me habla en voz alta.

¡EXCUSAS QUE LA SECRETARIA DEBE EVITAR!. 

• No creí que fuera tan importante. 
• Siempre lo hemos hecho así.

• No sabia que era urgente.
• Tengo tanto trabajo que no he podido archivar.
• Eso no me corresponde a mi.
• Se me olvido.
• Nadie me dijo que lo hiciera.
• Estoy esperando que lo autoricen.
• Lo entregue pero no me acuerdo a quíen.

• Te lo había dicho.
• Espera que llegue y se lo preguntas.
• Pa mañana se lo tengo.
• Ese es tu trabajo no el mio.
• Mi trabajo no es ese.

LOS SIETE PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA.

LA SECRETARIA TIENE ACTUALMENTE UNA IMPORTANCIA VITAL EN TODOS LOS MEDIOS DE TRABAJO: TANTO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS COMO PRIVADAS.

CADA DÍA LA SECRETARIA INFLUYE CON SU ACTITUD E INCLUSIVE CON SU SOLA PRESENCIA PARA CREAR UNA EMPRESA. SI BIEN ES CIERTO QUE HAY EXCELENTES SECRETARIAS TAMBÍEN DEBEMOS RECONOCER QUE EXISTEN OTRAS QUE NO PUEDEN NI PODRAN CONSIDERARSE COMO BUENOS ELEMENTOS.

EVITA CAER EN ESTOS ERRORES:

1. APARIENCIA DESCUIDADA: Se debe legar a la oficina lista para trabajar con la apariencia de una secretaria ejecutiva sinónimos de pulcritud.

2. BANQUETES EN LAS HORAS DE TRABAJO:  Es de pesima presentación, mal gusto comer durante las horas de trabajo en el espacio exclusivo para lo laboral, deja una sensación de falta de cultura, decencia y buenos hábitos.

3.ABUSO DEL TELÉFONO: Una gran parte de los negocios y asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se esta bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o institución se forma un caos en el interior de la misma que obstaculiza el normal desarrollo de la empresa.

  El uso de este medio de comunicación permite identificar a las secretarias con criterio y conciencia de etica profesonal.

4. DISCREPCIÓN:Comentar con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituyen una falta gravisima.

Una excelente secretaria debe ser leal a su jefe y a la empresa donde labora.

5. DESCORTESIA: Ser cortéz representa educación, respeto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que el concepto que tenga los visitantes de la empresa se debera en un alto porcentaje al trato que usted le de.

6. MURMURACIÓN: La comunicación es muy importante para toda empresa o institución no se involucre en grupos que se reunen en los pasillos para intercambiar chismes o rumores.

7. ACTIVIDADES AJENAS AL TRABAJO: Las rifas, las colectas, ventas de todas las formas son actividades prohibidas para una excelente secretaria, ya que invierte mucho tiempo en distracciones y molestias entre el personal de una oficina.

Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros  y la humanidad en general

·         Saludar y responder el saludo.

·         Reconocer y respetar los derechos de los demás.

·         Identificar, tomar y cumplir los deberes.

·         Compararse con caballerosidad  o feminidad en todo momento.

NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA.

En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte una mesa con compañeros  y directivos, sin que el comportamiento

Social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan  algunas recomendaciones.

·         Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse.

·         No tomar asiento hasta que el anfitrión  o el dueño de la casa no lo haga o lo indique explícitamente.

·         Adoptar una posición erguida.

·         No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo.

El borde de la mesa debe coincidir con el punto de correspondencia  a la mitad del antebrazo.

·         Empezar a comer cuando hayan servido a todo los comensales.

·         No elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos.

·         No hablar con la boca llena.

·         No llevar la boca a los alimentos. No hay que acercar la cabeza  al plato, si no que el cubierto lleva el alimento a la boca.

·         No tomar trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.

·         No utilizar demasiada la servilleta, mantenerla sobre la pierna.

·         No limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta. Si hace falta, pedir que los cambien.

·         No empuñar los cubiertos, sostenerlos con naturalidad.

·         No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos.

·         No hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber del vaso o tomar la sopa.

·         No mirar el contenido de las bandejas cuando llegue a la mesa. Devorar los alimentos con la visita es de pésimo gusto y mala educación.

·         En bufe no servir grandes cantidades de comida hasta colmara el plato.

·         No tomas con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento; se corre el riesgo de derramar sobre el plato  o salpicar  a alguien.

·         No tomar el cuchillo como una pluma  de escribir.

·         No apoyar el dedo índice sobre el lomo  de la hoja  del cuchillo.

·         No comer con la punta del cuchillo.

·         No comer con la boca abierta.

·         No tratar de enfriar  la sopa o cualquier otro alimento.

·         No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, lengumbres, espaquetis, canelones, frutas…esto se hace con el tenedor.

·         No dejar  los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado.

·         No mostrar agradecimientos por una comida  con veracidad. Es una absoluta grosería.

·         No tomar el plato con las manos. Solo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.

·         No comer el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez. La galleta y tostadas  si se puede  morder  pero  en pequeños bocados.

·         No sostener el pan con el tenedor.

·         No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.

·         No levantar el dedo índice  con el meñique  al manejar los cubiertos o al llevar  un vaso, taza o copa  a los labios. Resulta muy cursi.

·         No poner las manos  encima  del plato para  impedir que repita alguna porción  o alimento.

·         No rechazar alguna comida induciendo  problemas de salud. El invitado educativo come lo que le sirven, aunque no le guste.

·         No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.

·         Evitar temas relacionados  con problemas de salud.

·         No usar palillos.

·         No retocarse en la mesa.

NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA

·         Si la comida  no corresponde con  lo pedido, esta fría o si no es  del  agrado, devolverla con discreción y cultura.

·         Si se derrama  algo, no limpiar  la mesa, solicitar al camarero  que lo haga. Mientras llega, utilizar una servilleta.

·         Si se cae  un cubierto al suelo no recogerlo, esto lo hace el camarero.

·         Si en la mesa  ha sucedido un desastre por  que algo se rego debe pasarse ala otra mesa, pero no llevar  los platos ni la copa esto lo hace el camarero.

Actualmente, una mujer puede invitar un caballero o a un restaurante. En este caso, estos sugieren las comidas, pero siempre pide a su invitado  que escoja  las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. si lo prefiere pude levantarse  para arreglar  la cuenta en privado.

Taller de etiqueta y protocolo.

—  ETIQUETA Y PROTOCOLO.

1.    ¿Cómo debe ir nuestra apariencia física?

2.    ¿Qué se define como protocolo?

3.    ¿Por qué se dice que una persona es un conjunto?

4.    ¿Cómo se logra un equilibrio en nuestras relaciones humanas?

5.    Defina glamour.

6.    ¿Por qué se dice que el glamour no es solo belleza física?

7.    ¿Cuál es la diferencia entre glamour y belleza?

8.    ¿Cómo se identifica el glamour en una mujer?

9.    ¿Cómo se identifica a un hombre con glamour?

10. Defina etiqueta.

11. ¿Qué describe la palabra etiqueta?

12. ¿Cuáles son los códigos de etiqueta?

13. ¿Qué ejemplos encontramos de etiqueta?

14. ¿Qué son los buenos modales?

15. ¿Qué es tener buena educación?

16. ¿Cómo debe ser la educación?

Solución

1.    Nuestra apariencia externa debe ir acompañada de reglas de cortesía que son necesarias para vivir en sociedad y para poder disfrutar de una vida tranquila.

2.    Es un conjunto de normas o reglas impuestas por las costumbres destinadas por reglamentar actos en la sociedad.

3.    Una persona no es solo cultura, formación, educación o amabilidad. Una persona es un conjunto de todos esos elementos, que combinados hacen posible que una persona sea completa.

4.    Para lograr un equilibrio en nuestras relaciones deberíamos saber que nuestro comportamiento. Es más importante que cualquier otra cosa que haga parte de nuestras vidas.

5.    El glamour se define como el encanto que posee una persona, que encanta, que impresiona, que deja huella.

6.    No solo es la belleza física es sofisticación, elegancia se ve reflejado en todo aspecto de una persona, que su manera de vestir, de caminar, de sentarse, de hablar, sonreír, de mirar, en su pulcritud, y no solamente está asociada al lujo. Y al refinamiento, si no a su manera de actuar en todos los aspectos.

7.    El glamour se diferencia de la belleza más simple y cotidiana, porque una persona puede ser bella. Pero si carece de elegancia pasara inadvertida.

8.    Se identifica en una mujer que camina derecha, con su vestuario pulcro, que anda sin carreras, con la mirada al frente y bien perfumada.

9.    Hombre pulcro bien vestido, elegante, caballero y galante.

10. Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento social, de acuerdo a las normas convencionales dentro de una sociedad, clase social o grupo social, reflejo formulas de conducta establecida socialmente.

11. Nos describe un verdadero sistema de actos sociales, tanto en eventos familiares como en grandes ceremonias, que garantizan el respeto mutuo en nuestro entorno elementos que nos permiten una buena relación con los demás, para vivir mejor.

12. Preside y restringen las maneras en que las personas interactúan con los demás, basados en el respeto para los otros y las costumbres aceptadas en una sociedad.

13. Ejemplo: Saludar a nuestros familiares, amigos y conocidos, con calidez y respeto. Abstenerse de insultos, ser hospitalaria, usar ropa adecuadamente, tener un buen comportamiento en la mesa la puntualidad entre otros.

14. Son necesarios para vivir en sociedad, para conseguir las metas que nos hemos propuesto y para poder disfrutar de una vida tranquila.

15. Tener una buena educación ayuda a saber que hacer en casi todas las situaciones cotidianas, a saber tratar con respeto a todas las personas, sin distingo de raza o condición social.

16. Debe ser una tarea diaria, costumbre y seguramente algo repetitiva.

Trabajo en equipo

1. Defina trabajo en equipo.
2. Escribe y defina los tres elementos claves del trabajo en equipo.
3. A que se refiere la cooperación.
4. Con base a los componentes del equipo que actividades se realizan.

5. Por que se caracterizan los equipos cohesionados.
6. Que valora un equipo cohesionado.
7. Que es un equipo efectivo.
8. Cuales son los ejemplos de actividades de mantenimiento del equipo.
9. Cuales son las tres competencias claves de un equipo de trabajo.

Con base a lo anterior construya un mapa conceptual del tema trabajado en equipo

Solución

1. Podríamos definir que el trabajo en equipo como acción individual dirigido, que al tratar de conseguir objetivos compartidos, no pone en peligro la cooperación y con ello robustece la cohesión del equipo de trabajo.

 

2. Conjunto de personas: Los equipos de trabajo están formados por personas, que aportan a los mismos una serie de características diferenciales (experiencia, aptitudes, etc.), que van a influir decisivamente  en los resultados que obtenga esos equipos.

Organización: Un equipo se puede organizar de diversas formas para el logro de una meta u objetivo, por lo general las empresas con esta organización implica algún tipo de organización de tares de cada miembro del equipo realiza una serie de tareas de forma independiente, y es responsable de todo el resultado del equipo.

Objetivo común: No debemos olvidar, que las personas tienen un conjunto de necesidades y objetivos que buscan satisfacer en todos los ámbitos de su vida, incluido el trabajo, una de las claves del buen funcionamiento de un equipo de trabajo es que las metas personales sean compartibles con los objetivos del equipo.

3. Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a esté todos sus recursos personales para ayudar al logro del objetivo común.

4. Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo.

Interesarse por las ideas del otro y desarrollarlas.

Ofrecer información relevante y hechos contrastados.

Intentar coordinar las actitudes de los miembros y clasificar las aportaciones de estos.

Evaluar los resultados del equipo.

5. Se caracterizan porque tienen menos conflictos, y cuando estos surgen se encauzan y se resuelven de manera positiva, la comunicación es mas fluida y todos los integrantes sienten que tiene la oportunidad de participar en las decisiones tomadas por el equipo. Esto refuerza la motivación.

6. Valora su permanencia y se esfuerzan por mantener relaciones positivas con los miembros de otros equipos.

7. Es un equipo donde cada miembro favorece las relaciones interpersonales y aporta sus habilidades para trabajar juntos a lo largo del tiempo.

8. Ejemplos: Animar, aceptar y mostrar acuerdo con las ideas de los demás, mostrando solidaridad.

Contribuir a armonizar las disensiones del equipo, reconciliando diferencias.

Expresar estándares de realización que ha de alcanzar el equipo o ha de usar en la evaluación del proceso del mismo.

Caminar con el equipo estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros.

Alentar la participación de todos y no solo de unos pocos.

9. SABER: esta competencia engloba las características diferenciales entre los miembros del equipo de trabajo.

Poder: Se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en funcionamiento todos sus recursos.

Querer: Hablemos de motivación de la competitibilidad entre objetivos personales y objetivos de equipo.  

¿Qué es un acta?

Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto.

La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las funciones de secretario de la reunión.

¿Qué datos tenemos que incluir?

1.   Fecha y hora de la reunión

2. Nombre del grupo o entidad que se reúne

3. Nombre y cargo de los participantes

4. Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.

5. Aprobación del acta de la reunión (si procede)

6. Listado de documentación presentada en la reunión

7. Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, etc.

8. Firma del secretario y, a veces, del presidente o director

9. Responsabilidades impartidas y plazos.

¿Cómo debe ser un acta?

Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos.

El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.

Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuenta para elaborar un acta:

La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.

La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.

Aprobación de actas

Si hay varias reuniones en torno a un mismo asunto, se suele aprobar en cada reunión el acta correspondiente a la anterior.

Si alguien no está de acuerdo en algún punto debe ponerlo de manifiesto, ya que puede tratarse de alguna cuestión legal.

Puntos de Interés

•     La presentación gráfica de un acta puede varias (utilización de tablas, redacción a texto corrido, etc.) pero la información debe localizarse siempre en un solo golpe de vista.

•     Algunas empresas, por motivos legales, tienen plantillas especiales para las actas. El uso de plantillas permite, además, facilitar su redacción.

•     Si se trata de reuniones complicadas, estas pueden grabarse, previa autorización de los asistentes.

MEMORANDO

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

En cuanto al contenido, un memorando incluye el membrete, el título del documento indicando que es un memorando, el lugar y la fecha de emisión, los datos del remitente y el destinatario (incluyendo sus cargos), el asunto del documento, el contenido o el cuerpo, el pie de firma y las referencias finales

Medellín, 01 mayo de 2011

MEMORANDO

DE    :   Dirección de estudios                                          FECHA: mayo 01de 2011                                                    PARA   : Auxiliares de educación

Me complace comunicarles la resolución 78945 del Director, en la que autoriza la presentación de una serie de programas de televisión bajo el título de “ Educación Sexual para la Juventud” , que presentará todos los días por el canal 15 de televisión de 05:00pm a 06:30 pm, la Dirección de Educación del Ministerio de Educación Pública.

Como el tema es de especial importancia, les solicito se sirvan divulgar entre sus estudiantes la necesidad de recibir esta educación, ya que redundará en gran provecho para su futura vida sexual.

Recomiendo así mismo, la discusión en clase de las charlas televisadas, fomentando de este modo el interés por una cultura sexual definida en cada estudiante.

Atentamente,

JOSE TAMAYO                                                                                                                                                          Director canal 13

 Informe.

Un informe es el texto a través se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general va dirigido a  quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen de este modo es posible que se realicen correcciones y modificaciones antes de que este lleve a su etapa final..

Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.

Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos.

Es de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en cuenta que las tablas de datos, las fotos y los diagramas son una herramienta muy efectiva para explicar con mayor claridad los contenidos. Por otra parte, algo fundamental es la redacción, la cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo modo, la ortografía toma un papel fundamental, por lo que en muchos casos, es necesario que antes de entregarlo lo revise algún experto en esta materia. Finalmente, es recomendable incluir en el informe toda aquella información a la que se le de la connotación de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden surgir nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que permitan a otras personas comenzar nuevos proyectos o investigaciones.



       

Atención al cliente.

para obtener mas información acerca de la ATENCIÓN AL CLIENTE haz clic aquí 
haz clic aqui para saber los beneficios de una excelente atencion al cliente.